Politique sur la confidentialité et les renseignements personnels
(Dernière mise à jour : février 2025)
1. Introduction
Le Fonds Villa Maria comprend et respecte l’importance des renseignements personnels que traite l’organisation dans le cadre de nos activités et de notre prestation de services. À cette fin, nous opérons selon le principe de ‘besoin de connaître’; principe selon lequel l’accès à vos renseignements personnels ne toit être donné qu’à des utilisateurs dûment autorisés et authentifiés. Nous avons élaboré la présente politique sur la confidentialité et l’utilisation des renseignements personnels (la « politique ») pour expliquer comment nous recueillons, utilisons, conservons et communiquons vos renseignements personnels, et vos droits à cet égard.
2. Qu’est-ce qu’un renseignement personnel ?
Un renseignement personnel est un renseignement qui permet d’identifier une personne physique, directement ou indirectement.
Les renseignements personnels sont confidentiels. Leur confidentialité découle du droit à la vie privée, permettant à toute personne d’exercer un contrôle sur l’utilisation et la circulation de ses renseignements.
3. Comment recueillons-nous les renseignements personnels ?
Nous recueillons vos renseignements personnels lors de l’inscription d’un élève au Collège Villa Maria, lors de votre embauche au Collège Villa Maria, lors de votre inscription à des événements et des communications, lorsque vous faites un don à notre organisme, quel que soit la forme de votre don, lors de votre inscription comme bénévole pour notre organisme ou au cours de la prestation de services que nous vous rendons. Ces renseignements peuvent être recueillis notamment par courriel et par certains témoins (cookies) sur notre site Web.
4. Qui est responsable à l’interne de la gestion du traitement des renseignements personnels ?
Tout notre personnel, ainsi que nos partenaires, sont responsables d’assurer la confidentialité des renseignements personnels. Nous avons cependant nommé un responsable de la protection des renseignements personnels (le « RPRP ») pour superviser notre conformité à la législation applicable en matière de protection des renseignements personnels et pour vous assister si vous avez des questions à ce propos.
Si vous avez des questions ou des commentaires relativement à la présente politique ou au traitement de vos renseignements personnels, veuillez, s’il vous plaît, contacter notre RPRP :
Marc-André Normandin
Directeur et Responsable de la protection des renseignements personnels
Fonds Villa Maria
Courriel: normandinm@villamaria.qc.ca
Téléphone: (514) 484-4950, poste 7204
Les responsabilités suivantes incombent au RPRP :
- collaborer avec le conseil d’administration du Fonds Villa Maria à la mise à jour de la présente politique, des directives pouvant l’accompagner et de toute autre politique, avis ou procédure relatifs aux renseignements personnels;
- servir de point de contact pour les demandes adressées au Fonds Villa Maria en matière de protection des renseignements personnels, et assurer le traitement de ces demandes.
5. Quels renseignements personnels traitons-nous et à quelles fins ?
Le Fonds Villa Maria peut être appelé à traiter les renseignements personnels suivants, seulement lorsqu’ils sont utiles et nécessaires pour les fins identifiées ci-dessous :
- Pour un donateur, un potentiel donateur ou un participant à un événement de collecte de fonds :
- identité et coordonnées : y compris vos nom, adresse physique et électronique, numéro de téléphone, date de naissance, état civil, votre parcours scolaire ou professionnel, ou votre statut fiscal;
- renseignements financiers et de paiement : y compris le numéro et le domicile de votre compte bancaire et les autres renseignements nécessaires au traitement des paiements et à la prévention de la fraude, y compris les numéros de carte de crédit/débit;
- renseignements connexes : y compris des photos et du contenu vidéo ou audio, vos réseaux, votre implication sociale, vos affiliations professionnelles et liens familiaux;
- renseignements sur le profil et l’utilisation : y compris vos préférences de communication et des renseignements sur la façon dont vous utilisez notre site Internet, y compris les services que vous avez consultés ou qui ont fait l’objet d’une recherche de votre part, les temps de réponse des pages, les erreurs de téléchargement, la durée des visites de certaines pages et les renseignements sur les interactions (comme le défilement, les clics et les survols du curseur). Pour en savoir plus sur notre utilisation de témoins de connexion ou de technologies similaires, veuillez consulter notre politique sur les témoins de connexion que vous pourrez trouver sur notre site Internet;
- renseignements techniques : y compris les renseignements recueillis lors de vos visites sur notre site Internet, l’adresse IP (Internet Protocol), les données de connexion, le type et la version du navigateur, le type d’appareil, le réglage du fuseau horaire, les types et versions du module externe de navigation, ainsi que les systèmes et la plateforme d’exploitation.
Et ce, pour créer une liste de contacts, pour organiser des événements de collecte de fonds, pour effectuer des transactions de dons et pour la comptabilité, pour mener des activités promotionnelles, ainsi que pour les autres besoins opérationnels connexes.
- Pour un(e) candidat(e) ou un(e) employé(e) :
- dossier de candidature ou d’employé : y compris tous renseignements préembauche tels que votre CV, vos diplômes, vos lettres de recommandation, et vos antécédents, tous les renseignements générés dans le cadre de votre emploi tels que vos évaluations, votre dossier médical; et les renseignements personnels de vos bénéficiaires, et tous les renseignements post-emploi.
Et ce, pour gérer votre candidature pour un poste vacant, pour évaluer votre admissibilité au poste, pour gérer votre embauche, pour traiter la paie et les autres obligations fiscales rattachées au lien d’emploi, ainsi que les autres besoins opérationnels connexes.
Veuillez noter : si vous nous communiquez des renseignements personnels sur une personne autre que vous-même, vous devez vous assurer qu’elle comprend comment ses renseignements seront utilisés et qu’elle vous autorise à nous les communiquer et qu’elle nous permet, ainsi qu’à nos fournisseurs de services impartis, de les utiliser.
Si nous sommes tenus de traiter vos renseignements personnels à des fins différentes de celles décrites aux présentes, nous obtiendrons votre consentement avant de le faire, sauf dans les circonstances énoncées à la section 9 ci-dessous.
Le Fonds Villa Maria n’utilisera pas vos renseignements personnels pour prendre des décisions automatisées.
Le Fonds Villa Maria n’utilisera pas, sans votre consentement, les renseignements personnels à des fins autres que celles auxquelles ils ont été recueillis, sauf dans les cas suivants :
- des raisons juridiques, médicales ou de sécurité rendent impossible l’obtention du consentement;
- Le Fonds Villa Maria est autorisé à le faire ou est tenu de le faire selon les lois applicables.
6. Comment recueillons-nous vos renseignements personnels ?
Lorsque vous communiquez avec nous oralement ou par écrit, ou lorsque vous utilisez notre portail, nous recueillons vos renseignements personnels.
7. Que se passe-t-il si je ne fournis pas mes renseignements personnels ?
Lorsque nous devons recueillir des renseignements personnels afin de traiter vos instructions ou exécuter une entente éventuelle ou un contrat que nous avons conclu avec vous et que vous ne fournissez pas ces renseignements personnels lorsqu’on vous les demande, nous pourrions ne pas être en mesure d’exécuter vos instructions ou d’exécuter le contrat que nous avons conclu ou essayons de conclure avec vous. Dans ce cas, nous devrons peut-être annuler le mandat que vous nous avez confié ou le contrat que nous avons conclu avec vous, mais nous vous informerons si tel est le cas à ce moment-là.
8. Quelle est l’étendue des renseignements personnels dont nous avons besoin ?
Nous limitons les renseignements personnels que nous traitons à ce qui est nécessaire pour gérer nos activités et remplir notre mandat.
9. Partageons-nous vos renseignements personnels ?
Le Fonds Villa Maria pourrait partager vos renseignements personnels dans les cas et avec les destinataires suivants :
- avec le personnel de notre équipe professionnelle qui en ont besoin pour assurer le service;
- de manière confidentielle avec des tiers dans le but de recueillir vos commentaires sur notre service, de nous aider à mesurer notre rendement, d’améliorer et de promouvoir nos services;
- à des organismes gouvernementaux, lorsque requis par la loi;
- avec des institutions financières;
- avec des tribunaux, des autorités chargées de l’application de la loi, des organismes de réglementation, des représentants gouvernementaux, des avocats ou d’autres parties, lorsque cela est raisonnablement nécessaire pour établir, faire valoir ou contester une réclamation fondée en droit ou aux fins d’un processus confidentiel de règlement extrajudiciaire des différends;
- avec des fournisseurs de services que nous engageons au niveau national ou à l’étranger (par exemple, les centres de services partagés), pour traiter les renseignements personnels à l’une des fins énumérées ci-dessus en notre nom et conformément à nos instructions uniquement.
Veuillez noter: il se peut que le Fonds Villa Maria, ses fournisseurs de services tiers et d’autres tiers auxquels nous communiquons des renseignements exercent des activités à l’extérieur du Québec, voire du Canada. Dans un tel cas, soyez rassurés que nous effectuons une vérification diligente dans notre sélection des fournisseurs de service afin d’assurer la confidentialité de vos renseignements personnels.
Les renseignements personnels qui sont traités dans des pays autres que le Canada peuvent être assujettis aux lois de ces pays (par exemple, lorsqu’un fournisseur de services tiers exerce des activités à l’échelle internationale). Par conséquent, il se peut que des renseignements personnels soient communiqués en réponse à des demandes valides d’autorités gouvernementales, de tribunaux ou de responsables de l’application de la loi dans des pays étrangers.
Vous pouvez obtenir des renseignements supplémentaires concernant le traitement de vos renseignements personnels à l’extérieur du Canada en contactant notre RPRP dont les coordonnées sont indiquées à la section 4 ci-dessus.
10. Combien de temps conservons-nous vos renseignements personnels ?
Puisque la durée de conservation des renseignements personnels varie selon la nature des renseignements ainsi que nos obligations légales, nous gardons un calendrier de conservation des renseignements personnels. Nous vous invitons à communiquer avec notre RPRP pour toute question qui vous concerne.
11. Comment garantissons-nous l’exactitude de vos renseignements personnels ?
Le Fonds Villa Maria déploie des efforts raisonnables pour s’assurer que vos renseignements personnels sont conservés de façon telle qu’ils soient aussi exacts, complets et à jour que possible. Nous ne mettons pas régulièrement à jour vos renseignements personnels, à moins que cela ne soit nécessaire. Afin de nous aider à tenir à jour vos renseignements personnels et à en assurer l’exactitude, vous devez nous informer sans délai de tout changement dans les renseignements que vous nous fournissez.
12. Quels sont vos droits ?
Outre ce que prévoit la loi à cet égard, si vous avez des préoccupations concernant la manière dont nous traitons vos renseignements personnels, nous vous invitons à en discuter avec notre RPRP dont les coordonnées sont indiquées à la section 4 ci-dessus. Plus souvent qu’autrement, vos préoccupations seront ainsi résolues très rapidement.
Vous pouvez également a) nous soumettre une demande d’accès à vos renseignements personnels que nous traitons, ou b) demander la correction ou la mise à jour de renseignements personnels s’ils sont incorrects ou ne sont plus à jour.
De plus, vous avez le droit de retirer votre consentement, le cas échéant, à tout moment, sous réserve des restrictions contractuelles ou juridiques applicables et d’un préavis raisonnable pour nous permettre d’y donner suite. Vous serez alors informé-e des implications d’un tel retrait.
Vous pouvez également signaler toute plainte auprès de notre RPRP, par courriel.
13. Interdiction de représailles
Nous n’exercerons pas de représailles contre une personne qui, de bonne foi et pour des motifs raisonnables, soulève des questions ou des préoccupations concernant ses renseignements personnels.
14. Préséance de la loi
Les dispositions de la loi visant la cueillette, la détention, l’utilisation et la communication de renseignements personnels ont préséance sur la présente politique.
15. Prise d’effet et modification de la présente politique de confidentialité
La présente version de la politique remplace toutes les versions précédentes.
La législation sur la protection des renseignements personnels continue d’évoluer et, par conséquent, nous pouvons modifier la présente politique à l’occasion, à notre entière discrétion, sans vous en aviser au préalable ni engager notre responsabilité envers vous ou toute autre personne. Le traitement de vos renseignements personnels par nous sera régi par la version de la présente politique qui est en vigueur à ce moment-là et dont l’avis de sa modification sera alors publié sur le site Internet du Fonds Villa Maria.